Online Besprechungen rechtssicher protokollieren

Viele Unternehmen wollen Online-Besprechungen mittels MS Teams, Zoom ua protokollieren – doch zwischen Mitschrift, Transkription und technischer Aufzeichnung liegen erhebliche rechtliche Unterschiede. Wir zeigen, was erlaubt ist – und was nicht.

Rechtsgrundlage für die Protokollierung

Die rechtliche Ausgangslage ist eindeutig: Eine technische Aufzeichnung von Audio- oder Videoinhalten während Microsoft-Teams-Besprechungen ist nur mit informierter und dokumentierter Einwilligung aller Teilnehmenden zulässig.

Ohne Einwilligung ist die Aufzeichnung in der Regel datenschutzwidrig und kann möglicherweise sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Rechtsgrundlagen sind:

• § 201 StGB (D) bzw § 120 StGB (Ö): Verbot heimlicher Tonaufnahmen („Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes“ bzw “Mißbrauch von Tonaufnahme- oder Abhörgeräten”)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung als Voraussetzung für die Datenverarbeitung

Eine Mitschrift ohne technische Hilfsmittel (z. B. Notizen während des Gesprächs) fällt nicht unter das Strafgesetzbuch und ist datenschutzrechtlich meist unproblematisch.

Zulässigkeit einer Protokollierung mit Hilfe von Transkription

Transkription ohne Tonaufnahme

Wird das Gesagte live mitgeschrieben, z. B. durch eine Person oder Software ohne Aufnahmefunktion, liegt keine technische Aufzeichnung vor. Es gilt:

• Strafrechtlich unbedenklich

• Datenschutzrechtlich zu prüfen (Verarbeitung personenbezogener Daten)

Transkription mit technischer Zwischenspeicherung

Verwendet eine Transkriptionslösung temporäre Tonaufzeichnungen, etwa zur KI-gestützten Umwandlung in Text, ist dies rechtlich als Aufzeichnung zu bewerten. Dann gilt:

• Einwilligung aller Beteiligten zwingend notwendig

• Informationen zu Zweck, Umfang, Speicherdauer und Empfängern sind vorab bereitzustellen

• Einwilligung muss dokumentiert und jederzeit widerrufbar sein

Die Rechtsgrundlagen im Detail

Einwilligung nach DSGVO

Die zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – die freiwillige, informierte Einwilligung. Diese ist besonders bei Audio-/Videoaufzeichnungen unerlässlich.

Weitere mögliche Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Nur in Ausnahmefällen einschlägig

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Nur bei schriftlichen Protokollen vertretbar, bei Ton-/Videoaufzeichnungen meist unverhältnismäßig

• Beschäftigtendatenschutz (§ 26 BDSG in Deutschland): Meist keine tragfähige Grundlage für Besprechungsaufzeichnungen

• Gesetzliche Verpflichtungen: Z. B. § 107 AktG bei Aufsichtsratsprotokollen in Deutschland bzw ähnliche Pflichten in Österreich [1]

Mitbestimmung des Betriebsrats

Der Einsatz von Software zur Aufzeichnung kann die Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (D) bzw § 96 ArbVG (Ö) auslösen – z. B. bei Überwachungspotenzial oder Verhaltens- und Leistungskontrolle.

Besonderheiten bei KI-gestützten Protokollen

KI-Tools, die automatische Transkriptionen oder Zusammenfassungen erstellen, speichern oft das Gesagte temporär. Damit handelt es sich um eine verarbeitende Stelle im Sinne der DSGVO:

• Es gelten dieselben Anforderungen wie bei jeder technischen Aufzeichnung

• Einwilligung erforderlich, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden

• Bei Cloud-Diensten: Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO zwingend

Protokollieren ja, aber bitte richtig

Das Bedürfnis nach Dokumentation ist verständlich – doch Unternehmen müssen zwischen zulässiger Mitschrift und zustimmungspflichtiger Aufzeichnung unterscheiden. Nur wer klare Regeln beachtet, kann rechtssicher handeln.

Empfehlungen für Verantwortliche

• Grenzen Sie Mitschrift und Aufzeichnung rechtlich klar voneinander ab.

• Verzichten Sie auf technische Aufzeichnung ohne nachweisbare Einwilligung.

• Setzen Sie auf manuelle Protokolle, wenn rechtlich oder praktisch möglich.

• Prüfen Sie den Einsatz von Transkriptions- oder KI-Tools im Hinblick auf Speicherort, Anbieter, AV-Vertrag und Datensicherheit.

• Informieren Sie Mitarbeitende, holen Sie Einwilligungen ein und dokumentieren Sie den Prozess.

• Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein, wenn neue Tools eingeführt werden.

[1] Die gesetzlichen Grundlagen besagen in Österreich für die GmbH (§ 30g Abs. 2 GmbHG) bzw. die AG (§ 92 Abs. 2 AktG) lediglich, dass über die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats eine Niederschrift anzufertigen ist, siehe dazu “Die Protokollierung von Aufsichtsratssitzungen”, URL: https://arnold.biz/assets/Uploads/aufs_03_05_seite8u9.pdf