Ausweisdokument einscannen zulässig?

Ich hätte gerne Auskunft darüber, ob mein Ausweisdokument zB Pass bei der Abholung einer Paketsendung bei der Post jedes Mal eingescannt werden muss? Reicht das Vorzeigen nicht aus, um die Sendung zu bekommen?

E-Mail Anfrage von A.E., 31.01.2017.

Ein Evergreen bei Fragen von Betroffenen ist die Zulässigkeit der elektronischen Erfassung von Ausweisen, wie Personalausweis, Pass oä in verschiedenen Alltagssituationen, zB Abholen einer hinterlegten Sendung bei der Post, Einchecken ins Hotel und anderen Gelegenheiten. Konkret hat sich hier eingebürgert, dass immer mehr Firmen, Behörden und Organisationen einen Ausweis verlangen und diesen elektronisch erfassen zB einscannen.

Ich habe als Betroffener in Hinblick auf die Abholung von hinterlegten Postsendungen eine Anfrage an den Auftraggeber, die Österreichische Post AG, erstellt und nachfolgende Antwort erhalten:

Bisher wurden die Ausweisdaten händisch notiert; dasselbe erfolgt jetzt elektronisch. Die Post prüft, wer eine Sendung entgegennimmt und dokumentiert den Zustellvorgang.
 
Das erfolgt mit der Erfassung von Ausweis-Daten und dient dem Schutz der Kunden und auch der Post-Mitarbeiter. So ist sichergestellt, dass die Sendungen nur an die berechtigten Personen übergeben werden. Und sollte es einen Nachforschungsauftrag geben, kann entsprechend reagiert werden.

Dank der elektronischen Erfassung sind wir bei der Ausgabe von Sendungen schneller. Das trägt auch dazu bei, dass allfällige Wartezeiten am Schalter kürzer werden.

Es bedarf hier keiner gesetzlichen Grundlage für diese Datenerfassung durch die Post; diese Maßnahme ist lediglich die Automatisierung der sonst üblichen manuellen Datenerfassung zu Dokumentationszwecken.
 
Gegenüber der manuellen Erfassung besteht aus Datenschutzgründen jedoch die Notwendigkeit einer Meldung dieser Datenverwendung an das Datenverarbeitungsregister (DVR); diese Meldung wurde ordnungsgemäß durchgeführt und ist im DVR unter der Bezeichnung „Betriebliche Verfahrensabläufe im Zusammenhang mit der Beförderung von Postsendungen und posttypischen Leistungen, mit Ausnahme hoheitlicher Tätigkeiten in diesem Bereich“ für jedermann einsehbar.

Soweit jemand sein elektronisch lesbares Ausweisdokument nicht im Ausweisleser verwenden lassen möchte, kann er darauf bestehen, dass die Post seine Daten manuell erfasst.

Für das Einscannen von Ausweisdokumenten besteht also im konkreten Fall keine gesetzliche Grundlage. Das elektronische Erfassen der Ausweisdaten ist eine Verfahrensvereinfachung, welche nur mit Zustimmung des Betroffenen möglich ist. Wer sein Ausweisdokument nicht elektronisch erfasst haben möchte, der kann lt Aussage des Auftraggebers darauf bestehen, dass die Post seine Daten manuell erfasst.

Links

Detailansicht der registrierten Datenanwendung „Betriebliche Verfahrensabläufe im Zusammenhang mit der Beförderung von Postsendungen und posttypischen Leistungen, mit Ausnahme hoheitlicher Tätigkeiten in diesem Bereich“